Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,
der Ministerrat hat am 14.03.2017 die landesweite Einführung eines Mitarbeiterportals zum Reisekostenmanagement im Zuge der Weiterentwicklung des landeseinheitlichen, integrierten Systems zur Personalverwaltung und Bezügeabrechnung der Landesbediensteten in Rheinland-Pfalz (IPEMA®) beschlossen.
Ein Teilbereich dieser Strategie beinhaltet die Einführung eines neuen Reisemanagements, das die Berechnung und Bescheid Erstellung für Reisekosten, Trennungsgeld und Umzugskosten sowie einen papierlosen Workflow vom Antrag über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung über ein Mitarbeiter-Portal umfasst (IPEMA® REISE). Auch die Bekanntgabe der Bescheide wird zukünftig elektronisch erfolgen.
Das neue Verfahren wird ab dem 03. April 2017 zur Verfügung stehen. Ab diesem Zeitpunkt können Dienstreiseanträge und -abrechnungen nur noch über das IPEMA®-Portal gestellt bzw. eingereicht werden. Gleiches gilt für Trennungsgeldanträge und deren Forderungsnachweise.
Der Zugang zum Portal ist sowohl über das Landesintranet, als auch über das Internet möglich.
Für die Anmeldung im Portal über das Landesintranet benötigen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort. Die entsprechenden Daten und ein Link zur Anwendung werden Ihnen rechtzeitig vor dem 03.04.2017 mit einem gesonderten Schreiben zugehen.
Aus dem Internet erfolgt der Zugang über diese Internetseite („https://ipema-portal.lff-rlp.de“). In diesem Fall ist die Registrierung über ein gesondertes Identitätsmanagement erforderlich. Einzelheiten zum Ablauf der Anmeldung können Sie unter „https://ipema-portal.lff-rlp.de/hinweise/authega/anmeldung/“ einsehen.
Im neuen IPEMA®-Portal erfolgt die Bearbeitung grundsätzlich papierlos. Das Vorlegen von Belegen ist nicht mehr notwendig. Im Interesse einer IT-gestützten medienbruchfreien Bearbeitung wird auf die dienstliche Erklärung des Antragstellers vertraut, dass Kosten in der geltend gemachten Höhe entstanden sind. Die Reisekostenstelle wird stichprobenweise die Vorlage von zahlungsbegründenden Belegen, wie z.B. Fahrkarten, Flugscheine, Taxiquittungen und Unterkunftsrechnungen verlangen.
Bewahren Sie entsprechende Belege bitte bis zum Ablauf von sechs Monaten nach Antragstellung auf (§ 3 Abs. 6 Satz 2 LRKG).
Bitte beachten Sie, dass das bisherige Verfahren REIKA RLP bereits seit dem 10.3.2017 nicht mehr zur Verfügung steht. Alle bis zu diesem Zeitpunkt gestellten, aber noch nicht bearbeiteten Reisekostenabrechnungen werden in das Neuverfahren überführt.
Zwischen dem 10.03.2017 und dem 03.04.2017 können Dienstreise- und Trennungsgeldanträge sowie Abrechnungen und Forderungsnachweise nur in Papierform gestellt werden. In diesen Fällen werden die entsprechenden Papierausfertigungen wie gewohnt an den Dienstvorgesetzten zur Genehmigung bzw. an die Reisekostenstelle als Anlage zur Abrechnung gesandt. Entsprechende Formulare sind auf der Internet-Seite des Landesamtes für Finanzen unter https://www.lff-rlp.de/service/vordrucke mit dem Suchbegriff „Reise“ aufrufbar. Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, bisher nicht abgerechnete Abrechnungen ab dem 03.04.2017 auch im Portal einzugeben.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Landesamt für Finanzen
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LfF